Творчі гроші: 10 рекомендацій культурним організаціям про те, як налагодити фінанси
Про специфіку ведення бізнесу в культурній сфері, а також про те, як налагодити фінансовий бік діяльності культурним організаціям у своєму інтерв’ю Platfor.ma розповіла відома британська експертка Сара Телвелл. Сара – консультант і стратег в галузі культурних та креативних індустрій, яка спеціалізується на бізнес-моделях та диверсифікації доходів. Вона відвідала Україну в рамках програми Європейського Союзу та Східного партнерства «Культура та Креативність».
Шукайте баланс між творчою мотивацією і наявністю базових фінансових знань
Люди, які приходять в креативну індустрію чи в культурний сектор, прагнуть розповісти споживачеві про свій продукт, в тому числі й інформаційний, який вони створили в результаті своєї творчої діяльності.
Під час тренінгів я часто малюю діаграму, протиставляючи тих, ким рухає креативна складова, тим, хто в своєму бізнесі зорієнтований на клієнта. І якщо перші зосереджені на реалізації свого творчого потенціалу, то другі, представники комерційного сектору, насамперед зацікавлені в отриманні повноцінного прибутку, і тому часто починають з питань: «За що буде платити клієнт? Як мені вдосконалити продукт так, щоб він задовольняв ці вимоги?». Тому, на мій погляд, єдина й найсуттєвіша риса, що відрізняє культурні організації й креативні індустрії від інших – це підхід до роботи на початковому етапі.
Якби я хотіла висловитися жорсткіше, то сказала б, що в культурному секторі досить поширене зневажливе ставлення до використання навичок ведення бізнесу. Думки на кшталт «Я видатна творча натура, тому з певністю знайду свою клієнтуру» звучать досить впевнено й гордовито, проте часто вказують на недостатнє розуміння того, що насправді почати слід із забезпечення надходження достатніх коштів для того, аби здійснити задумане.
Я аж ніяк не закликаю творчих людей зі сфери культури переорієнтуватися на створення продукту, керуючись потребами клієнта, оскільки для них це просто неможливо, їхнє мислення працює зовсім не так. Однак мені здається, що можна спробувати принаймні досягти якогось балансу між творчою мотивацією до діяльності і наявністю базових фінансових знань, це б значно поліпшило ситуацію.
Ніколи не покладайтеся тільки на гранти, завжди краще мати кілька джерел доходів
Інша, супутня проблема культурних організацій полягає в тому, що багато працівників сфери культури звикли до того, що практично вся їхня діяльність фінансується за рахунок грантів. Вони звертаються до європейських, державних чи місцевих органів влади, з проханням профінансувати той чи інший проект.
І цей, я б сказала, винятковий світ, – «Ось тобі грант, бери» –в Європі поступово зникає, тому доводиться шукати нові шляхи отримання прибутків. А люди сьогодні чомусь схильні опиратися змінам, замість того, аби адаптуватися до них.
Ніколи не можна покладатися тільки на гранти, завжди краще мати кілька джерел доходів. Без сумніву, вид чи джерело грошей завжди залежатиме від того, на що планується витратити ці гроші. Наприклад, позикове фінансування підійде для спорудження нової будівлі чи для її добудови, – в таких випадках використання кредиту, щоб допомогти вирішити ці питання, не опускаючи при цьому показники грошового потоку до критичних, цілком природне. Але не варто використовувати кредити для інших цілей, бо це може бути ризиковано й невиправдано. Так само не варто використовувати краудфандинг для збору коштів на покриття капітальних витрат, наприклад, на ремонт будівлі, придбання обладнання, чи на проведення певних досліджень. І це з тієї лише причини, що люди хочуть бачити результат, помітні позитивні зміни в організації, які вони зможуть побачити на власні очі.
Цікаво, що практика значного фінансування культури за рахунок грантів абсолютно нечувана для Сполучених Штатів, де державних коштів виділяється значно менше, натомість там зовсім інша культура приватних пожертвувань. З точки зору оподаткування, американцям вигідніше давати гроші в якості благодійних внесків.
Таким чином, якщо ви свого часу не надали належного значення необхідності ретельно вивчити фінансову сторону, то згодом не зможете ефективно вирішити питання, пов'язані з доходами, або з диверсифікацією.
В конкурентному середовищі бюджет має бути ефективним і водночас реалістичним
Якщо ви сідаєте за написання бюджету, то насамперед треба переконатись, що ви маєте чіткі цілі і уявлення про набір проектної діяльності. Якщо є можливість ознайомитись з бюджетом подібного проекту, втіленого раніше вами чи партнерською організацією, то неодмінно зверніть на нього увагу. Звісно, це не означає, що цей зразок треба скопіювати, однак він дозволить побачити, які типи і який рівень витрат організації, що буде корисно врахувати під час підготовки власного бюджету.
Як показує практика, найчастіше в бюджет забувають включати «приховані» витрати, як-от електрика, опалення, освітлення, послуги телефонного зв’язку, страхування та ін. Не забувайте, що в конкурентному середовищі бюджет має бути економічно ефективним і водночас реалістичним.
Що стосується прогнозованого доходу, то тут варто розрахувати два варіанти. Перший – оптимістичний, який орієнтуватиметься на ваш агресивний набір цілей, і який варто показувати відділу маркетингу, продажів і потенційним спонсорам. Другий – виважено реалістичний, що охоплюватиме розрахунок мінімальних доходів, які варто отримати, щоб покрити витрати, чи розрив у фінансування між вартістю проекту і виділеним грантом. Цей варіант слід показувати тим, хто фінансує ваш проект та всім іншим поза вашою організацією.
Порівнюючи мінімальну цільову суму доходу зі склянкою, яку треба заповнити, я б сказала так: «Я хочу, щоб у вашій склянці вода лилася через край, а що робити з надлишком, завжди можна вирішити потім».
Знайдіть когось, на чиєму прикладі можна повчитися
Почасти, найкращий спосіб спрогнозувати дохід – це піти й подивитися на аналогічні проекти. Але є ймовірність того, що творча особистість заявить: «Такого ще ніхто не робив досі. Те, що я роблю, неможливо ні з чим порівнювати». Тим не менш, завжди дуже корисно знайти когось, на чиєму прикладі можна повчитися. Можливо, що це ваш перший досвід участі в тендері для того, щоб організувати, наприклад, перший центр креативу в Україні. І, можливо, для України це й буде чимось новим, проте цілком реально, що десь у світі такий центр вже існує. Можна піти і повчитися у них. І якщо вдасться знайти когось, хто не є вашим прямим конкурентом, то існує ймовірність, що він поділиться з вами досвідом, розповість, що може піти не так, про що ви раніше навіть не здогадувалися, вкаже на те, що можна було б доопрацювати.
Практично завжди можна знайти когось, з ким себе так чи інакше порівняти. Але тут є інший момент, який варто запам'ятати – немає сенсу порівнювати себе виключно з найкращими гравцями на ринку, краще придивлятися до організацій середнього рівня, оскільки так буде набагато об'єктивніше.
Якщо ви будете гнатися за тим, щоб залучити якомога більше благодійних внесків, щоб ваш проект був найпопулярнішим, а веб-сайт найвідвідуванішим, то, найімовірніше, вам буде досить важко досягти успіху за всіма цими напрямками. Краще запитати себе: «Який мінімум напрямків потрібно включити в свою діяльність?». І якщо вдасться досягти цього скромного варіанту, то все, чого досягнете понад цей мінімум, буде вважатися додатковою заслугою.
Таким чином, бенчмаркінг добре використовувати для того, щоб визначитися із загальним курсом. Він не вкаже вам, що треба займатися конкретно ось цим і цим, але підкаже, де лежить прийнятне рішення, дасть широкий спектр напрямків. Це справді корисно на внутрішньоорганізаційному рівні, коли треба приймати рішення на основі фактичних даних, а не тільки на базі попереднього досвіду.
Обговорюйте, скільки часу можна чекати на отримання позитивних результатів
Креативні кооперативи, безумовно, ефективні. По всьому світу можна знайти тисячі прикладів кооперативів, які працюють в сфері культури. Я бачила велику кількість організацій, очолюваних представниками творчих професій, і такі організації – це не що інше, як група людей, які зібралися разом, щоб творити.
Однак в таких питаннях завжди потрібно бути обачним, особливо, якщо ви хочете співпрацювати на бартерній основі. Наприклад, уявімо, що ми хочемо організувати культурний кооператив, щоб відкрити галерею. Насамперед потрібно обговорити всі робочі моменти, заплановані етапи реалізації проекту, кошти, які потрібно витратити на кожен з них, і хто за що нестиме відповідальність. Також уявімо, що у нас різне фінансове становище, і, відповідно, різна вихідна база активів і потреба в отриманні заробітку у певний термін. Комусь з нас потрібно заробляти гроші на їжу, на оплату оренди свого житла, на повсякденні витрати. Така людина буде зацікавлена в тому, щоб її інвестиції окупилися в найкоротший термін. А хтось інший тим часом може дозволити собі почекати п'ять років, перш ніж інвестиції окупляться, оскільки поточні витрати покриваються з інших джерел.
Тому також обов’язково обговорювати, скільки часу можна собі дозволити чекати на отримання позитивних результатів, в іншому разі згодом можуть виникнути проблеми. Якщо ви знаєте, що для отриманні результату потрібно більше, ніж 2 місяці, то варто сказати колезі наступне: «На це знадобиться два роки. Як нам домогтися того, щоб я міг/могла продовжувати працювати над проектом, і при цьому заробляти собі на життя?». Таким чином, здатність усвідомити різні вихідні ситуації і обставини, впливає на можливість виконувати інші свої невід'ємні справи, за які ми не отримуємо матеріальну винагороду.
Краще встановити більшу ставку за свої послуги, ніж недооцінити свою роботу
Уявімо, шо ви хочете заробляти 50 тисяч на рік. Сума умовна, для простоти розуміння візьмемо прості цифри. При цьому 2 дні в тиждень, тобто десь 100 днів на рік, ви могли б відвести на роботу з клієнтами і брати за це з них плату. Якщо ж вибрати 5 днів на тиждень, це буде вже зовсім інший підхід до роботи, адже окрім спілкування з клієнтами, є ще адміністративна робота, зустрічі, пошук потенційних клієнтів, бухгалтерія. Все це – важливі складові, за які, однак, не можна покласти оплату на клієнта. І така діяльність займає як мінімум 3 дні на тиждень. Таким чином, якщо, скажімо, у нас 2 оплачуваних дні на тиждень, 100 – на рік, то треба 50 тисяч розділити на 100 днів; виходить, що ваша ставка за день – 500 фунтів.
Якщо ж припустити, що на тиждень 5 оплачуваних днів, то денна ставка буде значно нижчою. Різниця ж в тому, що якщо ми братимемо 200 фунтів в день, то для того, аби отримувати гідну зарплату, доведеться виписувати рахунки на більшу кількість днів в тиждень. В реальності таке навряд чи можливо. Тому потрібно вибирати правильну ставку, виходячи з того, що хочете отримати в результаті.
До речі, ще один момент, який теж треба враховувати, – готовність людей в цьому сегменті платити встановлену ціну. Однак я завжди кажу, що краще встановити більшу ставку за послуги, ніж недооцінити свою роботу. Адже це означає, що ви можете присвячувати роботі з клієнтами меншу кількість днів, а не ганятися, як очманілий, намагаючись відпрацювати більше днів, щоб заробити нормальну суму.
Це також означає, що ви можете дозволити собі деяку щедрість в роботі. Наприклад, якщо трапляється цікавий або чимось корисний мені проект, я можу дозволити собі попрацювати над ним довше за ті ж гроші. Розумієте? Але я можу дозволити собі таке, тільки якщо мені добре платять. Якщо ж платять мало, то навіщо метушитися?
Якщо ви себе низько оцінюєте, люди можуть подумати, що ви недостатньо професійні. І навпаки, якщо ви оцінюєте свої послуги занадто дорого, це може відштовхнути деяких клієнтів. Ну і нехай, за умови, що у вас достатньо роботи. Якщо ж вам терміново потрібні гроші, наприклад, щоб заплатити за житло, робіть, що вважаєте за потрібне, і не бійтеся погоджуватися на нижчу ціну. Але якщо роботи достатньо, то останнє, що потрібно – робити її задешево. Краще вважатися дорогим фахівцем і працювати меншу кількість днів в тиждень, ніж бути постійно завантаженим купою роботи за низькою ціною. В чому тоді задоволення?
Тут також варто наголосити, що підняти свою ціну для клієнта дуже складно. Якщо ви вже заявили, що ваша ставка – 200 фунтів в день, і маєте справу з довгостроковим клієнтом, який звик, що ви працюєте за таку ставку, то, я певна, він не погодиться на підвищення ціни. І не тому, що йому не подобається те, як ви працюєте, а скоріше через те, що цей пункт витрат вже занесено в його бюджет на основі спочатку заявленої вами суми. Особисто мені вдалося підвищити ціну для постійного клієнта лише раз за 20 років. І це питання я вирішила для себе такий спосіб: отримавши клієнта, я завжди працюватиму з ним за однією й тією ж ціною, а коли захочу підняти ставку, то повідомлятиму її вже новим клієнтам.
Замість того, щоб зробити все максимально ідеально ще до запуску проекту, краще запустіть пілотний проект і випробуйте його на ділі
Творчі люди зазвичай витрачають дуже багато часу і грошей на пошук ідеального візуального рішення для бренду, на належне сприйняття йогог споживачем, на створення ідеального сайту, логотипу. І хоча я усвідомлюю важливість всього цього, та тут можна наткнутись на два підводних камені.
По-перше, ви ніколи не прийдете до твердого рішення і витратите місяці на вигадування й затвердження ідеального логотипу, або ж на розробку сайту, в той час, коли вам потрібно просто рухатися вперед.
По-друге, ви витрачаєте на це гроші, які в цьому випадку будуть вважатися викинутими на вітер. Адже якщо ви втілюєте свою ідею вперше, то немає гарантії, що все піде так, як було задумано.
Спрямуйте увагу в справді потрібне русло, бо якщо ви будете так зайняті тим, щоб ваша ідея була донесена в максимально ідеальному варіанті, то це, в певному сенсі, гальмуватиме весь процес. Замість того, щоб зробити все максимально ідеально ще до запуску проекту, краще запустити пілотний проект і випробувати його на ділі. Для першої спроби буде достатньо, якщо проект викликатиме довіру, орієнтуватиметься на потрібного споживача і буде прийнятним в цілому.
Ймовірно, що моя позиція не зовсім сподобається творчому колективу, однак для них це буде корисним. Недарма є такий популярний англійський вираз: «Perfection is the enemy of good enough» («Досканалість – ворог достатньо хорошого»).
Той факт, що реальність не збігається з очікуваннями, зовсім не означає, що це не те, що ви шукали
Насправді, коли ви робите щось вперше, рідко буває так, що дійсність збігається з вашими прогнозами. Якщо ви раніше подібним не займалися, то ваша здатність точно й раціонально оцінювати події навряд чи буде блискучою. І тут варто поставити собі питання: «Нехай не збігається, але чи працює загалом?»
Припустимо, ви уявляли собі одну цільову аудиторію, а прийшла інша. Чи справді вона цінує те, що ви робите? Адже той факт, що реальність не збігається з очікуваннями, зовсім не означає, що це не те, що ви шукали. Можливо, ви випадково знайшли саме те, що потрібно? А якщо вже говорити про цільову аудиторію, то це питання потрібно піднімати хоча б раз на рік.
Брати участь в заходах, які не приносять миттєвого прибутку, варто, та при цьому потрібно розуміти, що саме вони вам дадуть
Досить часто вам будуть дзвонити організатори найрізноманітніших заходів і питати: «Чи не бажаєте виставкове місце? Ми проводимо такий-от захід, хочете взяти участь, виставити свій стенд? Це буде коштувати таку-от суму». В таких випадках завжди потрібно одразу обговорювати, в чому конкретно полягатиме ваша вигода від участі, чому це може бути корисним.
Чи можуть бути такі ситуації, коли ви йдете, робите щось і не заробляєте на цьому грошей? Звичайно. Це час для маркетингу – ви просуваєте свій продукт, про вас дізнаються люди, можна знайти нове коло клієнтів, якого раніше не було. Причин багато, але слід переконатися, що ви справді отримаєте обіцяне.
Наприклад, у Британії проводять низку заходів, де мені часто пропонують стенд. На ці заходи приходять переважно новоспечені випускники. Вони мені не платять, і ймовірність того, що через кілька років вони прийдуть і заплатять, досить низька. А отже, воно того не варте, це не мій ринок. У будь-якому разі, брати участь в заходах, які не приносять миттєвого прибутку, варто, та при цьому потрібно дуже чітко розуміти, що саме вони вам дадуть, і коли їх слід вводити в вашу діяльність.
Хоча б раз на місяць приділяйте час бухгалтерії
Існує багато програм, що можуть допомогти вам слідкувати за бухгалтерією, щоправда більшість з них англійською мовою. Я розробила власну програму MyCake в партнерстві з організацією KashFlow IRS. Ми – одні з тих, хто надає послуги онлайн-бухгалтерії, і особисто я вважаю, що такі системи найкраще підходять саме малим підприємствам чи організаціям, це зручніше й вигідніше, ніж якби хтось сидів за комп'ютером у відділі фінансів. Оскільки такі системи дають можливість надати доступ до різних обсягівінформації різним людям, то ви ніколи її не втратите, навіть якщо, наприклад, комп'ютер намокне чи зламається, вона не зникне.
Сьогодні легко зберегти виконану роботу і мати до неї доступ з різних точок. До того ж, до цієї програми можна додати інші додаткові програми і додатки. От я нещодавно встановила собі Receipt Bank. Наприклад, їду я кудись, випила чашку кави по дорозі, отримала чек. Я можу сфотографувати цей чек, і він потрапить безпосередньо в мою систему бухгалтерського обліку. А якщо він в іноземній валюті, то система його сама конвертує в потрібну валюту. Так само я можу об'єднати свою систему з PayPal, додати туди різні магазини, операції... Більшість подібних систем бухобліку матимуть вбудовані додатки, і я вважаю, що це перспективне рішення.
Це також нормально, якщо у вас є фахівець, що керує вашими фінансами. Тобто вам обирати, чи користуватись програмою, чи найняти фахівця, однак до якогось рішення все ж треба прийти і регулярно приділяти час веденню бухгалтерії, принаймні раз на місяць, щоб контролювати поточний стан і розуміти ситуацію.. Якщо ви будете робити все як треба, то зможете спрогнозувати свої майбутні доходи, що в свою чергу дозволить розрахувати також орієнтовну суму податків.
Найближчим часом ви зможете знайти ще більше порад про фінанси для креативних організацій в онлайн-курсі, який Сара Телвелл записала спеціально для Програми «Культура і креативність». А вже зараз ви можете пройти курс зі стратегічного планування, адвокації та діяльності Creative Europe на сайті проекту.
